Términos y Condiciones · Profesional de la Salud

1. Objeto y aceptación

LaniakeaCare es una plataforma de software como servicio (SaaS) que provee a los profesionales de la salud herramientas de gestión clínica y administrativa de su práctica particular: historia clínica electrónica, agenda, telemedicina, facturación de servicios particulares, gestión de pacientes y funciones de inteligencia artificial de apoyo. Estos Términos perfeccionan un acuerdo vinculante entre el profesional (el “Profesional” o “Usuario”) y el Operador, y su aceptación se reconoce por medios electrónicos conforme a la Ley 527 de 1999. LaniakeaCare es una herramienta para el ejercicio de tu profesión: no presta servicios de salud, no ejerce la medicina ni ninguna otra profesión sanitaria, y no interviene en la relación clínica entre tú y tus pacientes.

2. Definiciones

• “Plataforma” o “Servicio”: el software en la nube LaniakeaCare, sus aplicaciones web, módulos, APIs y funcionalidades.
• “Operador”: Thinking AI S.A.S. (NIT 901.302.982), titular y responsable de la operación de la Plataforma.
• “Profesional” o “Usuario”: la persona natural que ejerce una profesión u ocupación de la salud y que contrata o usa un plan Profesional bajo su propia responsabilidad.
• “Paciente”: la persona natural cuya información clínica el Profesional registra en la Plataforma para prestarle atención.
• “Datos del Profesional”: los datos de identificación, contacto, facturación, uso y auditoría asociados a la cuenta del Profesional.
• “Datos de Pacientes” o “PHI”: la información clínica y demás datos personales de los pacientes que el Profesional carga o genera en la Plataforma.
• “Funciones de IA”: el asistente clínico, la transcripción, los resúmenes, las sugerencias de codificación y demás funcionalidades basadas en inteligencia artificial.
• “Responsable”, “Encargado”, “Titular”, “dato sensible” y “tratamiento”: tienen el significado de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

3. Cuenta, registro y licencia (planes y profesiones)

Para usar la Plataforma debes crear una cuenta y seleccionar tu profesión (por ejemplo, medicina general o especializada, odontología, psicología, fisioterapia, nutrición, enfermería, entre otras). Según tu perfil se habilitan los módulos correspondientes.

• Planes: el plan Profesional Basic ofrece las funcionalidades base de la práctica particular; el plan Profesional Pro añade funciones avanzadas (mayor capacidad de IA, telemedicina y módulos adicionales). Los alcances, límites de uso y precios de cada plan se informan al momento de la contratación y pueden actualizarse hacia futuro previo aviso.
• Licencia: el Operador te concede un derecho de uso limitado, personal, no exclusivo, intransferible y revocable sobre la Plataforma, conforme al plan contratado. La cuenta es personal; no debes compartir tus credenciales ni permitir que terceros ejerzan bajo tu identidad profesional.
• Veracidad e idoneidad: debes proporcionar información veraz, completa y actualizada y contar con los títulos, registros y tarjetas profesionales que la ley exija para ejercer. El Operador puede solicitar documentación de respaldo (p. ej. registro profesional, RUT) y suspender cuentas con información falsa o sin habilitación.
• Credenciales: eres responsable de la confidencialidad de tus credenciales (documento, contraseña, passkey) y de toda actividad realizada bajo tu cuenta; notifícanos de inmediato cualquier uso no autorizado.

4. Naturaleza del servicio: herramienta de apoyo — la IA es asistencial

La Plataforma, y en particular sus Funciones de IA, son herramientas de APOYO a la decisión: asisten, no deciden. Sus resultados (sugerencias, transcripciones, resúmenes, codificaciones, borradores de notas o textos) pueden contener errores, omisiones o imprecisiones y NO constituyen un diagnóstico, una prescripción, un concepto profesional ni una recomendación clínica del Operador.

• La IA no sustituye tu juicio clínico, tu criterio profesional ni tu responsabilidad. Debes revisar, verificar y validar todo resultado antes de usarlo en cualquier decisión clínica, administrativa o de facturación.
• Eres el único responsable del uso que hagas de las Funciones de IA y de la información que ingreses en ellas; no debes ingresar datos para los que no tengas base legal de tratamiento.
• El Operador no garantiza la exactitud, integridad ni idoneidad de los resultados de la IA para un fin clínico concreto, y no responde por las decisiones que adoptes a partir de ellos.
• Las Funciones de IA se apoyan en proveedores tecnológicos de terceros bajo acuerdos de confidencialidad y tratamiento de datos (ver la Política de Privacidad del Profesional).

5. Responsabilidad clínica del Profesional

Como Profesional de la salud, eres el único responsable del ejercicio de tu profesión y de la relación clínica con tus pacientes. En particular:

• Las decisiones clínicas, los diagnósticos, los tratamientos, las prescripciones y los procedimientos que adoptes son de tu exclusiva responsabilidad, conforme a la lex artis, a la Ley 23 de 1981 (ética médica) y demás normas de tu profesión, y a la regulación sanitaria vigente.
• Eres responsable de la veracidad, exactitud y completitud de la información que registres, así como de la calidad y oportunidad de la atención que prestes.
• Debes obtener el consentimiento informado del paciente cuando corresponda y cumplir tus deberes de información, custodia y reserva sobre la historia clínica.
• Eres responsable de habilitar tu práctica ante las autoridades cuando la normativa lo exija; LaniakeaCare es un medio tecnológico y no asume la condición de prestador de servicios de salud por el solo hecho de que uses la Plataforma.
• El Operador no interviene, supervisa ni valida tus actos profesionales y no es parte de la relación entre tú y tus pacientes.

6. Tratamiento de datos de pacientes (Responsable / Encargado)

Respecto de los datos personales de tus pacientes (incluidos los datos sensibles de salud), TÚ eres el RESPONSABLE del tratamiento y LaniakeaCare actúa como ENCARGADO, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

• Como Responsable, defines las finalidades del tratamiento, debes obtener la autorización del titular cuando la ley la exija, atender el ejercicio de sus derechos (Habeas Data) y cumplir los demás deberes legales del Responsable.
• Como Encargado, el Operador trata los datos de pacientes únicamente por cuenta tuya, siguiendo tus instrucciones, para prestar el Servicio y conforme a la Política de Privacidad del Profesional; no los usa para finalidades propias ni los vende.
• Garantizas que cuentas con base legal y, cuando aplique, con la autorización de los titulares para registrar y procesar sus datos en la Plataforma, y que la información que ingresas es lícita.
• La historia clínica es un documento privado sometido a reserva legal (Ley 23 de 1981 y concordantes). Eres responsable de su custodia y de conservarla por los plazos legales aplicables; la Plataforma provee herramientas de exportación para apoyar tu deber de conservación y portabilidad.
• Estos Términos, junto con la Política de Privacidad del Profesional, constituyen el marco del encargo del tratamiento entre las partes.

7. Uso aceptable y prohibiciones

• No usar la Plataforma para fines ilícitos, fraudulentos ni contrarios a la ética profesional o a la dignidad del paciente.
• No registrar datos de pacientes sin base legal de tratamiento ni sin la autorización del titular cuando la ley la exija.
• No intentar vulnerar la seguridad, acceder a datos de terceros sin autorización, realizar ingeniería inversa, descompilar ni interferir con la disponibilidad del Servicio.
• No compartir, revender ni sublicenciar tu cuenta, ni permitir que terceros ejerzan o facturen bajo tu identidad profesional.
• No usar la Plataforma para enviar comunicaciones no solicitadas, malware ni contenido que infrinja derechos de terceros.
• No emplear los resultados de la IA como sustituto de tu evaluación profesional ni presentarlos ante el paciente como conceptos del Operador.

8. Propiedad intelectual

El software, la marca, los logotipos, el diseño, la documentación, los catálogos de referencia y los demás contenidos de LaniakeaCare son del Operador o de sus licenciantes y están protegidos por la ley. Estos Términos solo conceden un derecho limitado de uso conforme a tu plan; no se cede ningún otro derecho. La información clínica y demás contenido que cargas o generas sigue siendo tuyo o de tus pacientes según corresponda; el Operador no adquiere propiedad sobre dicho contenido y lo trata como Encargado.

9. Pagos, facturación y Wompi

• Los planes de pago (Profesional Pro y, cuando aplique, complementos) se facturan según la periodicidad elegida. Salvo pacto en contrario, las renovaciones son automáticas hasta que canceles, y los planes de autoservicio no tienen cláusula de permanencia.
• Los pagos se procesan a través de la pasarela Wompi; al pagar aceptas además sus términos. El Operador no almacena los datos completos de tu medio de pago: estos son tratados por la pasarela bajo sus propios estándares de seguridad.
• Los precios pueden estar sujetos a los impuestos aplicables. El plan gratuito y los planes de pago pueden incluir límites de uso (por ejemplo, de Funciones de IA), informados en la Plataforma.
• Cobros a pacientes: cuando emitas facturas o cobres servicios particulares a tus pacientes a través de la Plataforma, eres el responsable de dichos cobros, de su contenido, de los impuestos asociados y del cumplimiento de la normativa tributaria y de facturación que te aplique; el Operador provee únicamente la herramienta.
• Reembolsos y retracto: cuando aplique conforme a la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), podrás ejercer el derecho de retracto en los términos y plazos legales escribiendo a contacto@laniakeacare.com. El no pago puede derivar en la suspensión o terminación del plan conforme a la cláusula 13.

10. Disponibilidad, mantenimiento y niveles de servicio

Trabajamos para mantener una alta disponibilidad del Servicio, ofrecemos soporte en español y realizamos copias de seguridad periódicas. No obstante, el Servicio puede sufrir interrupciones por mantenimiento programado, fallas de terceros o causas de fuerza mayor. Podemos mejorar, modificar o descontinuar funcionalidades informándolo cuando corresponda. Salvo que se pacte expresamente un acuerdo de nivel de servicio (SLA), el Servicio se presta en su estado disponible (“tal cual”), y procuraremos avisar con antelación razonable los mantenimientos programados.

11. Confidencialidad y seguridad

El Operador aplica medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información: control de acceso por roles, aislamiento por cuenta (multi-tenencia con seguridad a nivel de fila), cifrado en tránsito, registros de auditoría, copias de seguridad y endurecimiento de la plataforma. Tú, por tu parte, debes proteger tus credenciales, gestionar adecuadamente los accesos a tu cuenta y mantener la confidencialidad de la información clínica conforme a la reserva legal. Ambas partes guardarán reserva sobre la información confidencial a la que accedan con ocasión del Servicio.

12. Limitación de responsabilidad y exclusión de garantías

La Plataforma se ofrece como una herramienta de apoyo; las decisiones clínicas, administrativas, tributarias y de facturación, así como su cumplimiento normativo, corresponden al Profesional. En la medida permitida por la ley, el Servicio se provee sin garantías implícitas de idoneidad para un fin clínico particular, y el Operador no será responsable por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de datos, ni por las decisiones que adoptes a partir de los resultados de la Plataforma o de sus Funciones de IA. El Profesional mantendrá indemne al Operador frente a reclamaciones de pacientes o de terceros derivadas de su ejercicio profesional, del tratamiento de datos del que es Responsable, o de un uso de la Plataforma contrario a estos Términos o a la ley. Nada en esta cláusula excluye responsabilidades que no puedan limitarse según la ley colombiana, incluidos los derechos irrenunciables del consumidor.

13. Suspensión y terminación

Podemos suspender o terminar el acceso, total o parcialmente, ante el incumplimiento de estos Términos, el no pago, el uso indebido, la falta de habilitación profesional o el riesgo para la seguridad o para terceros, procurando informarlo previamente cuando sea posible. Tú puedes terminar tu cuenta en cualquier momento. A la terminación, y por un periodo razonable, podrás exportar tu información y la de tus pacientes para cumplir tus deberes de conservación; transcurrido dicho periodo, los datos podrán eliminarse o anonimizarse conforme a la Política de Privacidad del Profesional y a la ley, salvo obligaciones legales de conservación a tu cargo.

14. Modificaciones

Podemos actualizar estos Términos para reflejar cambios legales, técnicos o del Servicio. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha de actualización y, cuando el cambio sea material, procuraremos informarlo por un medio razonable (por ejemplo, correo o aviso en la Plataforma). El uso continuado tras la entrada en vigencia implica su aceptación; si no estás de acuerdo, debes dejar de usar el Servicio.

15. Ley aplicable, resolución de conflictos y notificaciones

• Ley aplicable: estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia, en particular la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 (protección de datos), la Ley 2015 de 2020 (interoperabilidad de la historia clínica electrónica), las Resoluciones 1995 de 1999 y 866 de 2021 (historia clínica y su interoperabilidad), la Ley 23 de 1981 (ética médica), la Ley 527 de 1999 (mensajes de datos) y la Ley 1480 de 2011 (consumidor).
• Resolución de conflictos: las partes procurarán resolver de buena fe cualquier controversia de manera directa; de no lograrse, esta se someterá a la jurisdicción ordinaria de los jueces de Medellín, Colombia, sin perjuicio de los derechos irrenunciables del consumidor.
• PQRS: las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias pueden dirigirse a contacto@laniakeacare.com y se atienden conforme a la ley.
• Notificaciones: las comunicaciones se entienden válidas por los correos registrados en la cuenta y por los avisos publicados en la Plataforma.
• Acuerdo íntegro: estos Términos, junto con la Política de Privacidad del Profesional y la Política de Cookies, constituyen el acuerdo completo entre las partes.

16. Contacto

Para consultas sobre estos Términos, escríbenos a contacto@laniakeacare.com. Para asuntos de protección de datos, privacidad@laniakeacare.com. Consulta también nuestra Política de Privacidad del Profesional y nuestra Política de Cookies. Sitio web oficial: laniakeacare.com.