Términos y Condiciones de Uso

1. Definiciones

• “Plataforma” o “Servicio”: el software en la nube LaniakeaCare, sus aplicaciones web, módulos, APIs y funcionalidades.
• “Operador”: Thinking AI S.A.S., titular y responsable de la operación de la Plataforma.
• “Usuario”: toda persona natural o jurídica que accede o usa la Plataforma (profesionales de la salud, estudiantes, instituciones y su personal autorizado).
• “Entidad”: la IPS, E.S.E., clínica, consultorio o profesional que contrata una cuenta o instancia y bajo cuya responsabilidad se registran datos de pacientes.
• “Contenido del Usuario”: la información que las Entidades y Usuarios cargan o generan en la Plataforma, incluida la información clínica de sus pacientes.
• “Datos personales”, “dato sensible”, “responsable”, “encargado” y “titular”: tienen el significado de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

2. Objeto y aceptación

LaniakeaCare es una plataforma de software como servicio (SaaS) para la gestión clínica y administrativa de entidades y profesionales de salud en Colombia: historia clínica electrónica, agenda, telemedicina, facturación electrónica en salud (FEV-RIPS), interoperabilidad (RDA / Historia Clínica Electrónica Interoperable), reportes normativos (RIAS) y módulos administrativos, con funciones de inteligencia artificial de apoyo. La aceptación de estos Términos perfecciona un acuerdo vinculante entre el Usuario y el Operador y se reconoce mediante medios electrónicos conforme a la Ley 527 de 1999.

3. Identificación del operador

LaniakeaCare es una marca operada por Thinking AI S.A.S. (NIT 901.302.982), sociedad con domicilio en Medellín, Colombia. Canales de contacto: asuntos legales y comerciales, contacto@laniakeacare.com; protección de datos, privacidad@laniakeacare.com; soporte, soporte@laniakeacare.com. Sitio web oficial: laniakeacare.com.

4. Cuenta, registro y requisitos profesionales

• Debes proporcionar información veraz, completa y actualizada, y mantenerla vigente.
• Eres responsable de la confidencialidad de tus credenciales (documento, contraseña, passkey) y de toda la actividad realizada bajo tu cuenta. Notifícanos de inmediato cualquier uso no autorizado.
• El acceso a la app solo se obtiene tras un inicio de sesión real validado contra el servidor; los “accesos guardados” son una comodidad del navegador y no conceden acceso por sí mismos.
• Debes contar con la habilitación, los títulos y las tarjetas profesionales que la ley exija para ejercer; el Operador puede solicitar documentación de respaldo (p. ej. RUT, NIT, registro profesional) según el plan.
• Eres responsable de gestionar los accesos del personal de tu Entidad y de revocarlos cuando corresponda.

5. Planes, precios y pagos

• Existen planes para profesionales (Student gratuito, Profesional Basic y Profesional PRO) e instancias dedicadas para instituciones (IPS, E.S.E. y clínicas).
• Los alcances, límites de uso y precios de cada plan se informan al momento de la contratación y pueden actualizarse hacia futuro, informándolo previamente.
• Los planes de pago se facturan según la periodicidad elegida; salvo pacto en contrario, las renovaciones son automáticas hasta que canceles, y los planes de autoservicio no tienen cláusula de permanencia.
• Los precios pueden estar sujetos a los impuestos aplicables. El plan gratuito puede incluir límites de uso (por ejemplo, de funciones de IA), informados en la Plataforma.
• Derecho de retracto: cuando aplique conforme a la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), podrás ejercerlo en los términos y plazos legales escribiendo a contacto@laniakeacare.com.
• El no pago puede derivar en la suspensión o terminación del plan conforme a la cláusula 13.

6. Uso aceptable

• No usar la Plataforma para fines ilícitos, fraudulentos ni contrarios a la ética profesional o a la dignidad del paciente.
• No intentar vulnerar la seguridad, acceder a datos de terceros sin autorización, realizar ingeniería inversa, ni interferir con la disponibilidad del Servicio.
• No cargar información para la cual no tengas autorización del titular o una base legal de tratamiento.
• No usar la Plataforma para enviar comunicaciones no solicitadas, malware o contenido que infrinja derechos de terceros.
• No revender, sublicenciar ni explotar la Plataforma fuera de lo permitido por tu plan.

7. Funciones de Inteligencia Artificial (IA)

La Plataforma incluye funciones de IA (asistente clínico, transcripción, resúmenes, sugerencias de codificación y similares) que son herramientas de APOYO a la decisión, no un diagnóstico ni una prescripción. Sus resultados pueden contener errores o imprecisiones y deben ser verificados y validados por el profesional de salud antes de cualquier decisión clínica, administrativa o de facturación. La IA no sustituye el criterio, el juicio ni la responsabilidad del profesional. El Usuario es responsable del uso que haga de estas funciones y de la información que ingrese en ellas; no debe ingresar datos para los que no tenga base legal de tratamiento. El Operador podrá usar proveedores tecnológicos de IA bajo acuerdos de confidencialidad y tratamiento de datos.

8. Telemedicina

Cuando uses los módulos de telemedicina, eres responsable de prestar la atención conforme a la Ley 1419 de 2010, la Resolución 2654 de 2019 y demás normas aplicables, incluida la obtención del consentimiento informado, el registro en la historia clínica y la verificación de las condiciones técnicas adecuadas. La Plataforma provee el medio tecnológico; la relación clínica y su responsabilidad recaen en el profesional y la Entidad.

9. Datos y propiedad de la información

El Contenido del Usuario, incluida la información clínica y los datos cargados por las Entidades y profesionales, es de su titularidad o de sus pacientes, según corresponda. El Operador no adquiere propiedad sobre dicho contenido. Respecto de los datos personales de pacientes, el Operador actúa como ENCARGADO del tratamiento y la Entidad como RESPONSABLE, conforme a la Política de Privacidad y a los acuerdos suscritos. El tratamiento de datos se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la normativa del sector salud.

10. Historia clínica electrónica

La historia clínica es un documento privado, sometido a reserva legal (Ley 23 de 1981 y concordantes). El acceso se limita al titular y a quienes la ley autoriza. La Entidad es responsable de la veracidad y custodia de la información que registra y de conservarla por los plazos legales aplicables (la normativa vigente prevé una retención mínima de la historia clínica de quince (15) años contados desde la última atención, conforme a la Resolución 1995 de 1999 y la Resolución 839 de 2017). El Operador facilita herramientas de exportación para que la Entidad pueda cumplir sus deberes de conservación y portabilidad.

11. Propiedad intelectual

El software, la marca, los logotipos, el diseño, la documentación y los demás contenidos de LaniakeaCare son del Operador o de sus licenciantes y están protegidos por la ley. Estos Términos conceden únicamente un derecho limitado, no exclusivo, intransferible y revocable de uso de la Plataforma conforme al plan contratado; no se cede ningún otro derecho.

12. Disponibilidad, soporte y niveles de servicio

Trabajamos para mantener una alta disponibilidad del Servicio, ofrecemos soporte en español y realizamos copias de seguridad periódicas. No obstante, el Servicio puede sufrir interrupciones por mantenimiento programado, fallas de terceros o causas de fuerza mayor. Los niveles de servicio específicos (SLA), cuando apliquen, se pactan en el acuerdo de la instancia institucional correspondiente. Podemos mejorar, modificar o descontinuar funcionalidades, informándolo cuando corresponda.

13. Suspensión y terminación

Podemos suspender o terminar el acceso, total o parcialmente, ante el incumplimiento de estos Términos, el no pago, el uso indebido o el riesgo para la seguridad o para terceros, procurando informarlo previamente cuando sea posible. Tú puedes terminar tu cuenta en cualquier momento. A la terminación, y por un periodo razonable, la Entidad podrá exportar su información; transcurrido dicho periodo, los datos podrán eliminarse conforme a la Política de Privacidad y a la ley, salvo obligaciones legales de conservación.

14. Servicios y enlaces de terceros

La Plataforma puede integrarse con servicios de terceros (por ejemplo, pasarela de pagos, proveedores de IA, mensajería, calendario o infraestructura en la nube). El uso de dichos servicios se rige además por sus propios términos y políticas. El Operador selecciona proveedores con estándares adecuados, pero no responde por el funcionamiento de servicios ajenos a su control.

15. Limitación de responsabilidad e indemnidad

La Plataforma es una herramienta de apoyo; las decisiones clínicas, administrativas y de facturación, así como su cumplimiento normativo, corresponden a los profesionales y Entidades usuarias. En la medida permitida por la ley, el Operador no será responsable por daños indirectos, lucro cesante ni pérdida de datos derivados del uso o de la imposibilidad de uso del Servicio, ni por el contenido que el Usuario registre. El Usuario mantendrá indemne al Operador frente a reclamaciones de terceros derivadas de un uso de la Plataforma contrario a estos Términos o a la ley. Nada en esta cláusula excluye responsabilidades que no puedan limitarse según la ley colombiana.

16. Cumplimiento normativo

LaniakeaCare facilita el cumplimiento de la normativa del sector: facturación electrónica en salud (FEV-RIPS) según la Resolución 0948 de 2026; el Resumen Digital de Atención en Salud (RDA) y la interoperabilidad de la historia clínica electrónica según la Resolución 1888 de 2025 y la Ley 2015 de 2020; y las rutas integrales de atención de la Resolución 3280 de 2018 (entre ellas la de promoción y mantenimiento de la salud y la materno-perinatal), entre otras. El cumplimiento normativo final corresponde a cada prestador conforme a su operación y a la información que registre. La Plataforma no presta asesoría legal ni reemplaza a las autoridades competentes.

17. Modificaciones a los Términos

Podemos actualizar estos Términos para reflejar cambios legales, técnicos o del Servicio. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha de actualización y, cuando el cambio sea material, procuraremos informarlo por un medio razonable. El uso continuado tras la entrada en vigencia implica su aceptación.

18. Ley aplicable, PQRS y resolución de controversias

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS) pueden dirigirse a contacto@laniakeacare.com y serán atendidas conforme a la ley. Las partes procurarán resolver de buena fe cualquier controversia de manera directa; de no lograrse, esta se someterá a la jurisdicción ordinaria de los jueces de Medellín, Colombia, sin perjuicio de los derechos irrenunciables del consumidor.

19. Disposiciones misceláneas

• Independencia de cláusulas: si una disposición se declara inválida, las demás continúan vigentes.
• Cesión: no puedes ceder tu cuenta sin autorización; el Operador puede ceder el contrato en operaciones societarias informándolo.
• Notificaciones: las comunicaciones se entienden válidas por los correos registrados y los avisos publicados en la Plataforma.
• Acuerdo íntegro: estos Términos, junto con la Política de Privacidad, la Política de Cookies y el acuerdo de la instancia (si aplica), constituyen el acuerdo completo entre las partes.
• Firma y aceptación electrónica: la aceptación por medios electrónicos tiene plena validez (Ley 527 de 1999).

20. Contacto

Para consultas sobre estos Términos, escríbenos a contacto@laniakeacare.com. Consulta también nuestra Política de Privacidad y nuestra Política de Cookies.