Política de Privacidad

1Responsable del tratamiento#

LaniakeaCare es una marca operada por Thinking AI S.A.S. (el “Operador”). Razón social: Thinking AI S.A.S. NIT: 901.302.982. Domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia. Dirección: Ciudad del Río, Medellín. Teléfono y WhatsApp: +57 323 556 4752. Correo para protección de datos: privacidad@laniakeacare.com. Sitio web: laniakeacare.com. El Operador es el Responsable del tratamiento de los datos de la cuenta del Profesional (registro, facturación, soporte y uso). Respecto de los datos de los pacientes que el Profesional registra en la Plataforma, el Profesional es el Responsable y el Operador actúa como Encargado (ver numeral 3).

2Marco legal#

Esta Política se rige por la Constitución Política de Colombia (art. 15, Habeas Data e intimidad), la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013), la Ley Estatutaria 1751 de 2015 (derecho a la salud), la Ley 2015 de 2020 (Historia Clínica Electrónica Interoperable), la Ley 23 de 1981 y la Resolución 1995 de 1999 (historia clínica) y, en lo que toca a la inteligencia artificial, la Circular Externa 002 de 2024 de la Superintendencia de Industria y Comercio. La autoridad de control es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3Roles: Responsable y Encargado#

Es esencial distinguir los dos planos de datos que se tratan en la Plataforma:

• Datos de la cuenta del Profesional: el Operador es el RESPONSABLE y decide sus finalidades (operar tu cuenta, facturarte, darte soporte) en el marco de esta Política.
• Datos de los pacientes: el PROFESIONAL es el RESPONSABLE y define las finalidades clínicas; el Operador es el ENCARGADO y trata esos datos únicamente por cuenta del Profesional, siguiendo sus instrucciones y la normativa vigente, sin usarlos para finalidades propias ni venderlos. El encargo se rige por el contrato de transmisión de los Términos y Condiciones del Profesional (cláusula 7.1).
• Como Responsable de los datos de tus pacientes, te corresponde obtener las autorizaciones cuando la ley las exija, atender los derechos de los titulares y cumplir los demás deberes legales; el Operador, como Encargado, te apoya con las herramientas técnicas y de seguridad.

4Datos que se tratan#

• De la cuenta del Profesional (Responsable: el Operador): identificación y contacto (nombre, documento, correo, teléfono), profesión y registros profesionales, datos de la cuenta y preferencias, datos de facturación y pago, y datos técnicos y de auditoría (dirección IP, dispositivo, sesiones y registros de actividad).
• De inicio de sesión: si entras con Google o con Apple, recibimos de ellos tu nombre, tu correo y un identificador de cuenta, nunca tu contraseña. Si usas una passkey, tu huella, tu rostro o tu PIN no salen de tu dispositivo: guardamos solo la llave pública que la identifica.
• De pago: no almacenamos el número completo de tu tarjeta. En la web, la tarjeta se registra directamente en la pasarela Wompi y conservamos solo su marca, sus últimos cuatro dígitos y el estado de tus pagos; en la app de iOS, Apple procesa el pago y nos envía la información de la transacción (identificador, producto, precio y moneda, fechas, vigencia y estado), nunca los datos de tu tarjeta.
• De las notificaciones: si las activas en tu iPhone o iPad, el identificador que Apple asigna a tu dispositivo para enviártelas.
• De los pacientes (Responsable: el Profesional; Encargado: el Operador): datos de identificación y contacto del paciente —y, en veterinaria, de su tutor— y datos sensibles de salud (historia clínica, diagnósticos, tratamientos, prescripciones, resultados, imágenes y demás información clínica que registres), además de los mensajes que les envías y sus respuestas en el portal del paciente.
• De Soul y las funciones de IA: lo que escribes, dictas o adjuntas al asistente y lo que este responde, que puede incluir información clínica.
• De la escucha de la consulta: el audio de la conversación se procesa para convertirlo en texto y no se guarda; se conservan el texto, que queda en la historia clínica, y la constancia del consentimiento (quién lo confirmó, cuándo y con qué texto).
• De Pinmail (correo y mensajería): el contenido de los mensajes y correos, sus adjuntos y sus datos de envío (remitente, destinatarios, fechas y estado).
• De contacto y soporte: la información de quienes se comunican con nosotros por soporte, ventas o ejercicio de derechos.

5Datos sensibles#

Los datos de salud son datos sensibles (Ley 1581 de 2012, art. 5). Nadie está obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles: la respuesta a las preguntas sobre ellos es facultativa. En el plano clínico, el tratamiento de los datos de salud de los pacientes lo decide y lo autoriza el Profesional, como Responsable, conforme a la ley y a las excepciones que esta prevé (por ejemplo, urgencia médica o sanitaria). El Operador los trata con las medidas reforzadas de seguridad y confidencialidad que describe esta Política.

6Finalidades#

• Operar, mantener, dar soporte y mejorar la Plataforma y las herramientas de la práctica del Profesional (historia clínica, agenda, telemedicina, gestión de pacientes, facturación particular y electrónica, correo y mensajería).
• Procesar las funciones de IA —incluidas las acciones que le pidas a Soul y la escucha de la consulta— siempre bajo la validación del Profesional.
• Enviar, por cuenta del Profesional, los mensajes que este ordena a sus pacientes (citas, recordatorios, soportes, encuestas, códigos de verificación del portal).
• Gestionar el registro, la autenticación, la facturación y la relación contractual con el Profesional, y procesar los pagos de las licencias (Wompi en la web; Apple en iOS).
• Garantizar la seguridad de la información, la trazabilidad (auditoría) y la prevención de fraude o accesos no autorizados, y aplicar las reglas de cuentas inactivas de los Términos.
• Cumplir obligaciones legales del Operador y atender requerimientos de autoridades competentes.
• Comunicarnos contigo para soporte e información del servicio y, con tu consentimiento, para comunicaciones comerciales, por los canales que autorices y en los horarios de la Ley 2300 de 2023; puedes desuscribirte en cualquier momento.

7Autorización y su revocatoria#

El tratamiento de los datos de tu cuenta se ampara en tu autorización, que otorgas al registrarte y aceptar esta Política, en la ejecución del contrato de servicio y en las obligaciones legales del Operador. Respecto de los datos de pacientes, la base de tratamiento y la obtención de la autorización del titular corresponden a ti como Responsable, sin perjuicio de las excepciones legales. Puedes revocar la autorización sobre tus datos de cuenta o solicitar su supresión cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; en el ámbito clínico, la conservación de la historia clínica obedece a obligaciones legales del sector.

8Derechos del titular y cómo ejercerlos#

Como titular de datos personales tienes derecho a conocer, actualizar y rectificar tus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado sobre el uso dado a tus datos; revocar la autorización y solicitar la supresión cuando proceda; acceder de forma gratuita a tus datos; y presentar quejas ante la SIC una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable.

• Quién atiende: el Área de Protección de Datos Personales de Thinking AI S.A.S., en privacidad@laniakeacare.com.
• Cómo ejercerlos: envía tu solicitud indicando tu nombre e identificación, el derecho que ejerces, la petición concreta, los hechos que la sustentan y los documentos que quieras hacer valer, y una dirección o correo para responderte. Si actúas por otra persona, acredita la representación.
• Plazos: atendemos las consultas en un máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables en los términos de la ley; si un reclamo llega incompleto, te pediremos que lo completes.
• Datos de pacientes: cuando un paciente ejerza derechos sobre sus datos, el Responsable es el Profesional; el Operador, como Encargado, remitirá la solicitud al Profesional y le dará el soporte técnico para atenderla.

9Transmisión y transferencia de datos#

Para prestar el Servicio transmitimos datos a Encargados que los tratan por cuenta nuestra —o, en el caso de los datos de pacientes, por cuenta del Profesional a través del Operador— y, cuando corresponda, los transferimos a terceros con las garantías de la ley. Algunos de esos proveedores procesan o almacenan información fuera de Colombia. Todo flujo se realiza con acuerdos de confidencialidad y tratamiento de datos y con medidas de seguridad adecuadas. No vendemos datos personales.

10Proveedores (encargados y subencargados)#

Nos apoyamos en estos proveedores tecnológicos, que tratan datos solo para las funciones contratadas y bajo sus propios estándares de seguridad:

• Proveedor de infraestructura en la nube: alojamiento y procesamiento de la Plataforma y de sus bases de datos, en centros de datos que pueden estar en la Unión Europea (Alemania).
• Almacenamiento de archivos: servicio de almacenamiento compatible con S3 para imágenes, adjuntos y documentos, y copias de seguridad.
• OpenAI: modelos de inteligencia artificial de Soul, transcripción del dictado y de la escucha de la consulta, lectura de imágenes y documentos, y la voz de respaldo de «Escuchar».
• Anthropic: modelos Claude que puedes elegir en Soul.
• DeepSeek: modelos DeepSeek que puedes elegir en Soul.
• Zhipu AI (Z.ai): modelo GLM que puedes elegir en Soul.
• ElevenLabs: voces de la lectura en voz alta («Escuchar»).
• Resend: envío de correos transaccionales, notificaciones y correos de Pinmail.
• Meta (WhatsApp Business): mensajes de WhatsApp a tus pacientes —citas, recordatorios, soportes, enlaces— y códigos de verificación.
• Twilio: mensajes de texto (SMS) con códigos de verificación del portal del paciente.
• Wompi: pasarela de pagos de las licencias en la web y de los cobros a pacientes.
• Apple: inicio de sesión con Apple, compras dentro de la app y notificaciones en iPhone y iPad.
• Google: inicio de sesión con Google.
• Daily.co: videollamadas de telemedicina.
• Giphy: GIF de Pinmail: recibe desde nuestro servidor lo que escribes en el buscador de GIF, y las imágenes se cargan desde sus servidores.

Los modelos de IA de Soul los eliges tú en el selector de modelos; el contenido de cada conversación lo procesa el proveedor del modelo elegido. Las compras dentro de la app de iOS las procesa Apple como vendedor, bajo sus propios términos y su política de privacidad. La lista puede actualizarse; publicaremos los cambios en esta Política.

11Inteligencia artificial y tus datos#

• Usamos la IA para apoyar tu trabajo, en la medida necesaria para la función que pides y de forma proporcional a ese fin: Soul responde, resume, transcribe o ejecuta lo que le pides, y tú validas el resultado.
• Ninguna decisión clínica sobre tus pacientes se toma de forma automatizada: la decide siempre el Profesional.
• La escucha de la consulta exige el consentimiento del paciente, confirmado por el Profesional, y no conserva el audio.
• No usamos los datos de tus pacientes para publicidad ni los vendemos, y los tratamos solo como Encargados, para prestarte el Servicio.

12Medidas de seguridad e incidentes#

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso fraudulento: control de acceso por roles, aislamiento por cuenta mediante seguridad a nivel de fila (multi-tenencia), cifrado en tránsito, passkeys, registros de auditoría (también de lo que hace tu equipo del consultorio), copias de seguridad, límites de tasa y cabeceras de seguridad. Ninguna medida es infalible, pero trabajamos para mantener estándares adecuados al sector salud. Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales, lo atenderemos, informaremos a los titulares afectados —y al Profesional, cuando afecte a datos de sus pacientes— y lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos que esta fija.

13Conservación, supresión y vigencia de las bases de datos#

Conservamos los datos durante el tiempo necesario para las finalidades descritas y según los plazos legales aplicables. Los datos de la cuenta del Profesional se conservan mientras exista la relación contractual y por los términos legales posteriores; si eliminas tu cuenta, tus datos personales y credenciales se borran (la cuenta queda anonimizada). La historia clínica y los datos de pacientes se conservan conforme a la normativa del sector salud, que prevé un mínimo de quince (15) años contados desde la última atención (Resolución 1995 de 1999, modificada por la Resolución 839 de 2017); por eso no se borran al eliminar la cuenta. Las bases de datos del Operador estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades de esta Política y durante los plazos de conservación que exija la ley; cumplidos, los datos se eliminan o anonimizan de forma segura.

14Menores de edad#

El tratamiento de datos de niñas, niños y adolescentes se realiza atendiendo a su interés superior y a sus derechos fundamentales. En el contexto clínico, el registro de su información se efectúa a través del Profesional responsable de su atención y de quien ejerza la patria potestad o la representación legal, conforme a la ley.

15Cookies#

El uso de cookies y tecnologías equivalentes (como el almacenamiento local del navegador) se describe en nuestra Política de Cookies, que forma parte de esta Política.

16Vigencia y cambios#

Esta Política rige desde su publicación en esta página, con la fecha de actualización que aparece arriba, y reemplaza a las versiones anteriores. Cuando hagamos un cambio sustancial —en las finalidades, en los datos que tratamos o en quién los trata— te lo informaremos antes de aplicarlo, por correo o con un aviso en la Plataforma, y publicaremos aquí la versión vigente con un resumen de lo que cambió.

17Canal de atención y autoridad de control#

Para cualquier asunto relacionado con tus datos personales o el ejercicio de tus derechos, escribe a privacidad@laniakeacare.com o al WhatsApp +57 323 556 4752. La autoridad de control en materia de protección de datos personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), ante quien puedes presentar quejas por presuntas infracciones, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable. Consulta también nuestros Términos y Condiciones del Profesional y nuestra Política de Cookies.